北京体育大学综合档案管理细则（试行）

第一条 为了加强学校综合档案管理工作，进一步提高综合档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》《北京体育大学档案管理办法》，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称综合档案，是学校教学、科研、训练、管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，反映学校的历史脉络，是记录学校工作发展的重要依据。

第三条 各部门、各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。学校综合档案分类为：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件等材料。

（四）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的购置（租赁）的过程文件及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

（七）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、训练、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（十）训练竞赛类：主要包括学校训练竞赛管理、参加比赛、裁判员和运动员审批等活动形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（十一）声像（照片）类：主要包括学校各项活动中形成的以及外部形成与我校有关的具有保存价值的录音、录像、照片及其它影音制品等声像材料。

（十二）实物类：主要包括在学校各项活动以及在学校对外交流活动中形成的具有保存价值的实物。如:党和国家领导人为学校题词、校庆礼品、纪念品、获奖证书等。

第四条 各部门、各单位兼职档案员负责本部门、本单位档案材料的收集、整理和移交工作。

第五条 档案材料以件为单位进行整理。一般以每份文件的不同稿本合为一件，正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。声像（照片）类、实物类档案以张、套、件为单位整理。

第六条 档案材料按反映问题或者形成部门分类组卷，卷内按时间顺序排列。

第七条 档案材料装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；文件在前，批转单在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。页码编写位置为文件每页正面的右下角和背面的左下角，用阿拉伯数字1、2、3 …… 。没有文字的页面不标页码；已汇编成册并有页码的资料、书籍无需标注。件号为在卷内的顺序号。

第八条 兼职档案员正确填写卷内目录、卷内备考表、移交目录（一式两份）。交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后移交档案馆。卷内必考表中“立卷人”由组卷人签字，“检查人”由分管档案工作负责人签字。移交目录中需分管档案工作负责人、移交人签字并加盖公章。

第九条 归档的档案资料应当干净整洁，书写工整，声像清晰，符合有关规定和标准的要求，原则上要求是原件。

第十条 档案馆对档案进行检查，不符合要求的返回移交部门、单位进行修改。符合要求的进行接收并在移交目录上签字，一份档案馆留存，另一份档案移交部门、单位保存。

第十一条 档案材料归档时间：

（一）学校各部门、各单位档案在次年6月底前归档；

（二）科研类档案在项目完成后两个月内归档；

（三）基建类档案在项目完成后三个月内归档；

第十二条 学校举行重大活动、重要专项工作，如党和国家领导人来校视察、召开党代会、教职工代表大会、校庆等，由主要职能部门负责在活动、工作结束后两个月内归档。

第十三条 档案馆给档案编制档号，由档案年度、分类号、案卷号组成。进行装盒、填写封面信息，然后上架保管。

第十四条 校内各部门、各单位因工作需要利用档案，需填写《北京体育大学综合档案查借阅审批表》，经所属部门、单位负责人和档案归档部门、单位负责人审查批准后，方可利用非涉密档案。档案借出需档案馆负责人审批。利用学校重要档案（学校党委常委会、校长办公会会议记录、纪要等）、涉密档案需经学校保密委员会审查批准。借出档案期限为一个月，到期必须归还或办理续借手续。重要档案、涉密档案原则上不外借。

学校毕业生可凭有效身份证件查阅其在校期间形成的录取名册、成绩单、学历学位等教学类档案。委托他人代办，需提供委托书（委托人本人签名）、委托人身份证复印件和被委托人身份证原件，方可查阅档案。在校生可查阅录取名册。

校外单位因工作需要利用毕业生教学类档案，需开具单位介绍信，并持有效身份证件。利用毕业生教学类档案以外的档案，需校内相关部门、单位陪同，按校内各部门、各单位因工作需要利用档案流程办理。不可利用涉密档案，不可借走原件。

第十五条 加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第十六条 按年度对馆藏档案、档案接收、档案利用和档案移出、销毁等情况进行统计。

第十七条 本细则由图书馆（档案馆）负责解释及修改。

第十八条 本细则自公布之日起实施。