北京体育大学关于印发档案管理办法（试行）的通知

                                                                                                      北体字〔2020〕151号

各部门、各单位：

《北京体育大学档案管理办法（试行）》已经2020年第15次校长办公会审议通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

特此通知。

北京体育大学  

2020年7月2日  

北京体育大学档案管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、训练、科研、管理、社会服务等活动中直接形成的对学生、教师、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，由学校统一领导，并纳入整体发展规划。各部门、各单位要重视档案工作，保证档案工作依法开展。

第四条  学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章  机构设置与人员配备

第五条  学校成立档案工作委员会。委员会主任由分管档案工作的校领导担任，副主任由图书馆（档案馆）馆长担任，相关部门、单位负责人任委员。档案工作委员会的职责是：

负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作；并对各部门、各单位档案工作进行监督、检查和考核。

档案工作委员会下设办公室，办公室设在图书馆（档案馆），由图书馆（档案馆）馆长兼办公室主任。

第六条  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是：

（一）认真宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、方针、政策、指示和规定,制订本校档案规章制度,并组织实施；

（二）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（三）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）开展档案的开放和利用工作；

（六）参与档案专业学术研究和交流活动；

（七）监督、检查和指导全校档案工作，开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

第七条  学校为档案馆配备专职档案工作人员。

第八条  档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化档案管理技能。

第九条  专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。

第十条  学校各部门、各单位应确定1名领导分管档案工作，并确定1名兼职档案员，积极做好档案的宣传、收集、整理和移交工作。

第三章  档案管理

第十一条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十二条  各部门、各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档，学校档案主要分为四大类：

（一）综合档案：包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、训练竞赛类、声像（照片）类、实物类等12类档案。

（二）干部人事档案：是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

（三）学生人事档案：是学校在学生教育、管理活动中形成的，记录和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

（四）会计档案：是指会计凭证，会计账簿和财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查单位过去经济活动的重要依据，也是档案的重要组成部分。

第十三条  学校建立预立卷制度。实行由档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度，保证案卷质量。

第十四条  各部门、各单位兼职档案员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对档案材料系统整理组卷，编制页码和件号，制作目录，交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后移交档案馆。

第十五条  归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。

第十六条  档案材料归档时间为：

学校各部门、各单位档案在次学年六月底前归档；科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案在项目完成后3个月内归档。

第十七条 档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十八条  档案馆按照国家关于各类档案保管期限的规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十九条  馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。有计划地对档案进行数字化，加工成电子档案保管。

第二十条  学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十一条  对馆藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向校长报告，及时处理。加强档案库房的技术管理工作，建立健全有关规章制度，并由专人负责。

第二十二条  认真执行档案统计年报表制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十三条  档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十五条  查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆负责人批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请档案工作委员会主任审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，须经学校保密工作部门批准。

第二十六条  利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人批准。

第二十七条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。

第二十八条  积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第二十九条  采取多种形式积极开展档案宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能。

第五章  条件保障

第三十条  学校将档案工作所需经费列入学校预算，保障档案工作的需求。

第三十一条  学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

第三十二条  配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第三十三条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条  有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附 则

第三十五条  本办法由图书馆（档案馆）负责解释。

第三十六条  本办法自公布之日起执行。