北京体育大学会计档案管理细则（试行）

第一章 总则

第一条 为了加强我校会计档案管理，更好地为学校建设和发展服务，根据《会计档案管理办法》的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 加强会计档案管理工作，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、存放有序、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二章 会计档案的归档范围

第三条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证，记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告和财务决算报告。

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表、会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第四条 为了便于实际工作的开展和会计档案的管理使用，原则上五年内的会计档案由财务处指定专人保管（具体管理办法按财务处管理办法执行）；五年以前的会计档案由财务处编制会计档案移交清册，于次年3月31日前交校档案馆归档管理，由接交双方的单位负责人或指派监交人负责监交并签字，校档案馆工作人员按移交清册清点无误后按类别建立档案卷宗归档。

第三章 会计档案的整理立卷

第五条 档案管理人员对会计档案要认真审查、核对，并分别进行整理立卷，案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由学校档案负责人签名或盖章。

第四章 会计档案的保管和查阅

第六条 会计档案按类别分柜存放，每类档案再按年度顺序依次排列，以便查找和利用。

第七条 保管会计档案严格执行安全保护制度，配置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备设施。

第八条 严格查阅手续，已交校档案馆立卷归档的会计档案按以下规定办理查阅：

（一）校内人员查阅

1.校内教职工查阅与本人经费相关的会计档案，须持个人有效身份证件和《会计档案查阅登记簿》填写查阅事项，查阅会计资料所属时间、凭证号码，由此经费负责人和财务处审核人签字同意；涉及本人工资待遇等相关的会计档案由人事（教师）工作处负责人签字同意。

2.校内财务处查阅会计档案，由财务处人员持《会计档案查阅登记簿》填写查阅事项，查阅会计资料所属时间、凭证号码，由财务处负责人签字同意。

3.校内有权部门查档，由有权部门持《会计档案查阅登记簿》填写查阅事项，查阅会计资料所属时间、凭证号码，由档案馆负责人签字同意，涉及校纪检（审计）的查档事项由校纪检监察办公室（审计处）的负责人和档案馆负责人签字同意。

（二）校外人员查阅

校外有权部门出于审计、取证等需要查阅会计档案，须出示单位介绍信或协查函等信函，及查阅人有效身份证件，由校内有权部门人员陪同查阅，并填写《会计档案查阅登记簿》填写查阅事项，查阅会计资料所属时间、凭证号码，由档案馆负责人签字同意，涉及校纪检（审计）的查档事项由校纪检监察办公室（审计处）的负责人和档案馆负责人签字同意。

（三）完备查档记录。凡查阅会计档案均须如实填写《会计档案查阅登记簿》，查档完毕后由档案管理人员将有关查档证明材料粘贴于登记簿内。

第九条 会计档案一般不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，借出人需填写《会计档案借阅登记簿》，经档案馆负责人签字同意方可借出，涉及校纪检（审计）的档案事项由校纪检监察办公室（审计处）的负责人和档案馆负责人签字同意。

借出时间原则上不超过10天（含节假日），特殊情况超出规定期限无法归还的，需请示档案馆负责人签字同意后办理续借手续；涉及校纪检（审计）的查档事项由校纪检监察办公室（审计处）的负责人和档案馆负责人签字同意后办理续借手续。

第十条 严守档案机密。查阅档案、资料时，只允许在指定阅览范围内查阅，不得翻阅与允许查阅内容无关的档案，凡不宜公开内容的案卷资料不得随意传播和扩散，未经批准，不得私自摘抄、复印、拍摄、传阅。查阅人需要摘抄、复印或拍摄，必须由档案管理人员亲自或陪同办理，并在登记簿上逐项进行明细记录。

第十一条 爱护案卷资料。查阅档案时，禁止吸烟，不得有在卷内勾画、圈点、涂改、增删、裁剪、污损和撕扯等一切损坏档案的行为。归还案卷时，由档案管理人员认真查验，点交清楚，及时归位。

第五章 会计档案的销毁

第十二条 档案馆应当定期对已到保管期限的会计档案销毁前进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。

第十三条 会计档案鉴定工作由校档案馆牵头，组织校财务处、纪检监察办公室（审计处）人员共同进行。对已到期的会计档案中如有未结清的债权债务或未结案原始凭证，由校财务处注出档案类别及编号，单独抽出重新立卷，对仍具有保存价值的重要档案，由校财务处、纪检监察办公室（审计处）鉴定并注出档案类别及编号，单独抽出重新立卷。重新立卷的会计档案，应当重新划定保管期限，单独长期保存。对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十四条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案析名称、卷号、册数、起止年度、编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）校档案馆负责人、校财务处负责人、档案馆经办人、校财务处监销经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与校财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签字。

第六章 附则

第十五条 本办法未尽事宜，参照《会计档案管理办法》国家档案局令第79号执行。

第十六条 本细则由图书馆（档案馆）负责解释及修改。

第十七条 本细则自公布之日起实施。