北京体育大学学生人事档案管理细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强学生人事档案管理工作，提高学生人事档案管理水平，使学生人事档案管理更好地为人才培养服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案工作条例》及相关法律法规，结合学校实际，制订本细则。

第二条 学生人事档案是学校在学生教育、管理活动中形成的，记录和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生人事档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第三条 本办法适用于我校全日制普通高等教育本科生及硕士和博士研究生（不包括非全日制专业学位、同等学历申请学位研究生）的档案管理工作。

第二章 职 责

第四条 档案馆设专人负责学生人事档案管理工作

（一）负责接收、鉴别、整理、保存学生人事档案材料；

（二）负责办理学生人事档案的借阅工作；

（三）提供学生个人档案中有相关记载的学生情况证明；

（四）做好学生人事档案的安全、保密和保护工作；

（五）负责学生人事档案的转递工作；

（六）办理其它有关事项。

第五条 各学院、各有关职能部门的职责

（一）各职能部门应及时向档案馆提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对和编号；

（二）各学院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料和毕业生档案的收集、整理和移交工作；

（三）招生与就业处应及时向档案馆提交学生就业去向数据，以便及时转递学生档案。

第三章 归档范围和要求

第六条 学生人事档案的归档范围

（一）高中阶段形成的档案材料：

1.高中学籍档案材料；

2.学生入党、团组织材料等；

3.高等学校招生考生报名登记表；

4.高等学校招生全国统一考试成绩；

（二）本科生阶段形成的档案材料：

1.新生入学登记表；

2.体检表；

3.本科期间的奖、惩材料；

4.学生加入党、团组织材料：

（注：预备党员材料暂由各学院或者组织部保管，待转正后或学生毕业前转交档案馆）。

5.毕业生档案材料：①毕业生登记表；②优秀毕业生登记表；③成绩单；④学位授予决定；⑤报到证；⑥教师资格认定表。

（三）硕士生阶段应归档材料：

1.攻读硕士学位研究生报名登记表；

2.入学考试各科成绩表；

3.研究生新生入学登记表；

4.硕士研究生加入党组织材料；

5.研究生奖、惩材料；

6.毕业生档案材料：①毕业生登记表；②优秀毕业生登记表；③成绩单；④硕士学位授予决定；⑤报到证。

（四）博士阶段应归档材料

1.博士学位研究生报名登记表；

2.入学考试各科成绩表；

3.博士研究生入学登记表；

4.博士研究生入党材料；

5.奖、惩材料等；

6.毕业生档案材料：①毕业生登记表；②优秀毕业生登记表；③成绩单；④博士学位授予决定；⑤报到证。

（五）其他应归档材料

1.更改姓名、民族、出生日期、入党和入团时间等材料，包括个人申请、所依据的证明材料、及上级批复等材料；

2.出国材料：出国申请审批表等；

3.参军入伍材料；

4.健康材料：有关残疾证明材料；

5.学生在校期间形成的其他有保存价值的材料。

第七条 档案材料的归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

（六）档案对不符合归档要求的学生人事档案材料，有责任和权利对归档单位提出要求，予以改正后再移交档案馆。

第八条 对学生人事档案材料集中归档的要求

（一）各学院应将本学院学生的个人档案材料集中在一起，并按照学号的先后顺序排放。

(二)对移交档案的材料要形成《学生归档材料移交清单》，清单上要注明移交材料的具体名称。移交清单一式两份，档案馆审核后双方签字，各留存一份备查。

(三)为保证在毕业生离校后两周内将档案转寄给用人单位，为学生就业服务，各学院有责任协助档案馆将毕业生档案材料按要求归入学生人事档案中。

第四章 档案移交和档案材料的归档时间

第九条 本科新生人事档案均由各学院在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《本科生新生档案移交清单》（一式两份），于每年十月三十日之前向档案馆移交。

第十条 硕、博士新生人事档案材料，研究生新生人事档案由招生就业处收集齐全，编学号并形成《研究生新生档案移交清单》（一式两份），于每年十月份三十之前向档案移交。　

第十一条 档案馆负责新生档案的审核工作，若发现材料缺失的，通知新生所在学院负责追缴。

第十二条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证档案材料的完整及学生毕业后档案能够及时转递(预备党员材料存放在各学院分党委或组织部，待转正后归档)。

第十三条 为了保证毕业生档案及时转递，学生毕业前大批量转递档案材料时（如毕业前大批量学生档案材料归档），各学院要组织人员协助档案馆按照要求将档案材料归入学生人事档案中。

第五章 档案的保管与保护

第十四条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。档案工作人员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部人事档案工作条例》的行为，视情节轻重，予以严肃处理并追究相应法律责任。

第十五条 做好档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

第六章 档案的提供利用

第十六条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：

（一）各学院只能查阅本院的学生人事档案。查阅学生档案应填写《北京体育大学学生人事档案查阅审批表》，经批准后方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生人事档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，档案馆人员方可接待。在查阅学生档案时，档案馆人员必须在场。

（二）查阅学生人事档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经档案馆负责人批准，方可复制拍摄。

（三）学生人事档案一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须严格履行借出手续。外校借阅单位出示公函，并填写《北京体育大学学生人事档案借阅审批表》，经档案馆负责人批准方可外借；本校单位或部门借阅时须填写《北京体育大学学生人事档案借阅审批表》，经档案馆负责人批准方可外借。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；不得将借出的档案擅自转借他人。

（四）查借阅学生人事档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生人事档案。

（六）依据学生人事档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

第七章 档案的转递

第十七条 档案馆一般应在学生办理就业派遣后两周内依据学校招生就业处提供的毕业生派遣名单和毕业生报到证转递学生人事档案。

第十八条 学生中途退学，需办理离校手续，档案馆凭教务处、研究生院出具的退学证明和转档通知将档案退回生源所在地或用人单位。

第十九条 档案馆保管的学生人事档案一般通过EMS转递。特殊情况下，学生本人可持用人单位出具的证明，经档案馆审查合格后，加盖密封章方可自行携带。

第二十条 各有关单位要及时归档，毕业学生档案一经寄出，有关单位应归档而没有按时归档的材料，则由归档单位负责转递。

第二十一条 学生毕业后工作单位暂时未落实需要托管档案的，按照学生管理部门的规定执行。对负责托管的档案，档案馆不负责开具如财产继承、出国政审、亲属关系、无犯罪记录证明等材料。

第八章 附 则

第二十二条 本细则由图书馆（档案馆）负责解释及修改。

第二十三条 本细则自公布之日起实施。